Qui réalise le service ?
Vous créez sa fiche : nom, secteur d’activité, type, coordonnées, adresse et site lorsqu’ils sont disponibles. Une image peut aussi être ajoutée.
CONSIGNES · CONCIERGERIE · TECHNIQUE & ÉTAGES
Chaque demande a une suite.
Chaque équipe sait où elle en est.
Le taxi est-il confirmé ? Qui prépare la chambre ? La poignée a-t-elle été réparée ? Grimoire Desk réunit les consignes de votre hôtel, les demandes clients et leur suivi pour que la prochaine équipe puisse prendre le relais.
Captures du vrai logiciel · Scénarios fictifs · Deux prestataires réels présentés en exemples
01Transmettre les consignes
02Suivre les demandes
03Coordonner les services
DU PREMIER CONTACT À LA RELÈVE
Suivons une demande
de Sam Gamegie et son accompagnant.
Ils séjournent en chambre 7 et souhaitent une sortie en Champagne : un taxi, une visite de caves et un déjeuner. Voici comment la réception prépare, organise et transmet cette demande.
01 / VOTRE CARNET DE PARTENAIRES
Vos prestataires et leurs prestations,
prêts à être retrouvés par l’équipe.
Avant les premières demandes, vous constituez le carnet d’adresses de votre établissement. Restaurants, taxis, maisons de champagne, fleuristes : les partenaires que vous choisissez sont réunis dans le back-office.
Que propose ce partenaire ?
Vous ajoutez « Visite de caves & dégustation » et sélectionnez son prestataire, la Maison de champagne des Vignes. Vous renseignez le prix, la description et, si nécessaire, le délai d’anticipation.
Le bénéfice pour la réception
Votre équipe retrouve les mêmes références pour organiser une demande. Un prestataire peut proposer plusieurs prestations ; les prestations internes peuvent aussi être renseignées.
Des fiches qui donnent envie de découvrir vos partenaires
Photo, adresse, site officiel et prestations : la fiche réunit les repères utiles à la réception. Voici Champagne Pommery, présenté comme exemple de catalogue. Le Domaine Les Crayères apparaît également dans le catalogue ci-dessous. Ces références n’impliquent aucun partenariat avec Grimoire Desk.
Voir le catalogue des prestataires et des prestations
Recherchez et modifiez une fiche, filtrez les partenaires ou préparez votre catalogue avec les modèles et imports CSV.
02 / LA DEMANDE DEVIENT UNE CONSIGNE
Écrivez la demande.
Donnez-lui son contexte.
Sam appelle la réception. Vous ouvrez « Nouvelle consigne » et notez la sortie souhaitée. Vous choisissez sa date et une heure si elle est utile.
- Une catégorie pour identifier le sujet : client, prestation, technique ou conciergerie.
- Une chambre et un client pour savoir qui est concerné.
- Les services concernés pour retrouver la consigne dans leurs filtres.
- Action ou information : une tâche à terminer ou un renseignement à conserver.
Les modèles et les mentions @ facilitent la saisie et les rattachements. Après enregistrement, la consigne rejoint le cahier à la date choisie.
Le contexte accompagne la demande
Votre collègue retrouve son auteur, la chambre et le client concernés, ainsi que les services sélectionnés.
03 / PLUSIEURS PRESTATIONS, UN SEUL DOSSIER
Vous savez où en est
chaque réservation.
Vous détaillez la sortie avec les partenaires et prestations de votre catalogue. Le taxi, la visite et le restaurant gardent chacun leur suivi dans la même consigne.
- Finalisé9 h 30 · Le taxi
Chauffeur confirmé par téléphone. Départ à 9 h 30, retour à 16 h ; les clients ont été prévenus.
- Réponse attendue10 h 30 · Les caves
Demande envoyée par e-mail pour deux adultes, en français. Sans réponse avant 17 h, la prochaine équipe doit relancer par téléphone.
- Retour du client12 h 30 · Le restaurant
La terrasse est indisponible. Une table à l’intérieur est proposée : vous attendez l’accord du client avant de confirmer.
Ajoutez les commentaires utiles au fil des échanges. Une prestation finalisée est prête à être exécutée ; la consigne complète peut être cochée une fois la demande terminée.
Grimoire Desk suit vos démarches. Les échanges et les réservations auprès des partenaires restent effectués par votre équipe.
04 / LA PROCHAINE ÉQUIPE PREND LE RELAIS
À chaque relève,
la suite est claire.
La réception du soir retrouve la sortie, la personne qui la suit et les derniers échanges. Le commentaire indique de relancer les caves par téléphone sans réponse à 17 h. Pour le restaurant, il précise pourquoi l’accord du client est encore attendu.
À la prise de service
Consultez les sujets ouverts, les priorités et les changements récents. Les demandes précédentes encore ouvertes restent repérables.
Pendant le service
Recherchez une consigne ou filtrez par catégorie et service. Complétez le suivi à mesure que les réponses arrivent.
Quand c’est terminé
Cochez l’action. Son traitement reste consultable ; les informations gardent leur rôle d’information.
LE CONTEXTE DU SÉJOUR
Les demandes suivent
le rythme de votre hôtel.
Renseignez les séjours, les dates d’arrivée et de départ et les chambres. Consultez la liste ou le planning, puis retrouvez les consignes liées au séjour. Un changement de chambre se traite par l’action dédiée.
Prévoir ce qui doit être commandé en avance
Un bouquet peut demander trois jours de préparation. Le délai d’anticipation de sa prestation fait apparaître un rappel avant la date prévue : vous voyez quand agir.
CÔTÉ ÉTAGES
Transformer les demandes
en chambres prêtes à accueillir.
Les préparations sont regroupées par chambre : lits jumeaux pour Louise, lit bébé pour la famille Morel, bouquet pour Sam Gamegie et son accompagnant. Cocher une préparation termine aussi la consigne correspondante dans le cahier.
TECHNIQUE & PROPRETÉ · LE CONSTAT EN IMAGES
Montrez le problème.
Suivez ce qui a été fait.
Une photo aide à localiser le défaut et à comprendre ce qui est attendu. Le signalement réunit le lieu, le service, la priorité, le responsable et les photos du constat. Son suivi continue jusqu’à la résolution et à la clôture.
Des joints de douche à nettoyer.
La demande précise le nettoyage attendu et le contrôle à effectuer avant la prochaine arrivée. Marie prend en charge l’intervention.
En cours · Marie
Une poignée de porte desserrée.
Paul contrôle la fixation. Une pièce est attendue : il indique le motif et la date de prochaine action. L’équipe sait pourquoi le dossier reste ouvert.
En attente · PaulCes images ne représentent aucun établissement client.
Dans la fiche, le suivi reste avec la photo.
Ajoutez un commentaire sur le travail réalisé, changez l’état et joignez des photos après intervention si nécessaire. L’historique conserve les étapes du traitement.
- Signaler le défaut et son emplacement.
- Prendre en charge et préciser le prochain passage.
- Expliquer une attente avec sa prochaine échéance.
- Décrire la résolution, puis contrôler et clôturer.
Le détail qui compte
Les joints à nettoyer restent liés à la chambre 4, même lorsqu’un client change de chambre.
VOTRE ORGANISATION, AU MÊME ENDROIT
Une place pour chaque équipe.
Réception & conciergerie
Consignes, séjours, partenaires, prestations et confirmations pour organiser les demandes.
Étages
Préparations par chambre, informations de séjour et signalements de propreté.
Technique
Défauts photographiés, lieux précis, échéances et historique des interventions.
PROGRAMME PILOTE
Un premier hôtel s’équipe.
Le vôtre peut être le prochain.
Grimoire Desk entre en service dans un premier établissement. Quelques hôtels peuvent maintenant rejoindre le programme pilote pour l’adopter à leur tour, avec un accompagnement de près.
Une démonstration à votre rythme
Parcourez le logiciel avec un hôtel fictif, puis échangeons sur votre organisation.
- Démonstration en ligne, sans inscription
- Présentation à distance avec vos questions
- Vos besoins et vos services passés en revue
Démarrer avec votre équipe
Votre établissement installé, votre équipe formée, et vos retours pris en compte dans les prochaines versions.
- Paramétrage de l’établissement et reprise de vos données
- Deux séances de formation à distance : administrateur et équipe
- Suivi rapproché pendant les 30 premiers jours
Tout est inclus : cahier de consignes, conciergerie, prestataires et prestations, séjours, préparations de chambre, interventions avec photos et comptes personnels gérés par l’administrateur.
Les conditions du programme pilote sont présentées lors de l’échange, avant tout engagement.
Explorer la démonstration ↗CRÉATION DE LOGICIEL POUR LES HÔTELS
Votre organisation mérite
son propre outil.
Vous avez un besoin spécifique ? Je me déplace dans votre établissement pour comprendre votre fonctionnement et concevoir avec vous un nouveau logiciel sur mesure.
Comprendre votre hôtel
Nous préparons la visite, puis échangeons avec les équipes sur leurs outils, leurs contraintes et les informations à transmettre entre services.
Définir le bon projet
Vous recevez une synthèse des besoins, les fonctionnalités proposées et les priorités. Cette étude est une prestation au forfait, chiffrée avant la visite.
Créer votre logiciel
Sur la base de l’étude, je vous propose un devis et un calendrier pour le développement, les essais, l’installation et la formation. Vous choisissez ensuite de poursuivre.
Étude sur site au forfait · Développement sur devis
Parlons de votre projet ↗Le prix de l’étude et les éventuels frais de déplacement et d’hébergement sont convenus avant intervention. La création du logiciel n’est pas incluse dans l’étude. Sa maintenance, son hébergement et son assistance font l’objet de conditions distinctes.
Cette prestation est indépendante de l’abonnement Grimoire Desk.
Les questions avant de l’essayer.
Puis-je utiliser mes propres prestataires et prestations ?
Oui. Vous créez et modifiez vos fiches dans le back-office. Chaque prestation peut être associée à un prestataire, avec un tarif, une description et un délai d’anticipation. Des modèles et imports CSV sont disponibles.
Est-ce un logiciel de réservation ou de facturation ?
Grimoire Desk organise les consignes et leur suivi opérationnel. Votre système de réservation et votre facturation conservent leur rôle. Aucune connexion à un logiciel tiers n’est présentée ici comme déjà active.
Que puis-je essayer dans la démonstration ?
Le cahier, la saisie, les séjours, le catalogue, les préparations et les interventions illustrées. Les séjours et demandes sont fictifs ; deux prestataires réels illustrent le catalogue. Les modifications de la démo sont enregistrées dans ce navigateur, séparément des données de travail.
Comment les équipes partagent-elles les informations ?
Dans l’installation serveur, les personnes autorisées travaillent sur les données de l’établissement. Cette démonstration est un essai local dans votre navigateur et ne donne accès à aucun hôtel réel.
Et pour la formation ?
Le forfait de mise en service comprend deux séances de formation à distance d’une heure et un suivi au démarrage pendant 30 jours. Des formations supplémentaires peuvent être organisées sur devis.
QU’EST-CE QUE GRIMOIRE DESK ?
Un cahier de consignes numérique
pour les équipes hôtelières.
Grimoire Desk est un logiciel de transmission des consignes et de suivi des demandes clients pour les hôtels. Il réunit le cahier de réception, les séjours, le catalogue des prestataires et de leurs prestations, les préparations de chambre et les interventions techniques avec photos.
Il aide la réception, la conciergerie, les étages et la technique à retrouver le contexte d’une demande, savoir qui s’en occupe et transmettre les actions restantes à l’équipe suivante. Il complète les outils de réservation et de facturation de l’établissement.
À L’ORIGINE DE GRIMOIRE DESK
Pensé autour du quotidien
d’un hôtel.
Un accueil à préparer, une demande à transmettre, une réponse à attendre : les petites informations font une grande partie de la qualité du service. Grimoire Desk est construit autour de ces situations, pour donner à chaque demande un contexte et un suivi jusqu’à son traitement.
Je m’appelle Ivan Lasson. J’ai travaillé de nombreuses années comme réceptionniste, de jour comme de nuit, avant d’être chef de réception dans plusieurs établissements. J’ai aussi travaillé aux étages, comme valet de chambre et gouvernant, ainsi qu’en cuisine, en salle et au commercial. Ces expériences m’ont donné une vision d’ensemble de l’hôtel et des informations dont chaque service a besoin.
Grimoire Desk est né de ce que j’aurais aimé retrouver dans les hôtels où j’ai travaillé : des consignes claires, des demandes bien suivies et une relève qui se passe simplement. Entre le cahier papier, les outils de conciergerie et le cahier technique, les informations se retrouvent vite dispersées. J’ai voulu les réunir dans un même logiciel.
L’objectif est simple : faciliter le travail des équipes, pour que chaque demande reçoive l’attention qu’elle mérite et que les clients profitent pleinement de leur séjour.
PARLONS DE VOTRE ÉTABLISSEMENT
Une question ou une démonstration ?
Présentez votre organisation et les besoins de votre équipe.
Écrire à contact@grimoiredesk.frÀ VOUS DE PRENDRE LE RELAIS
Entrez dans l’hôtel.
La première consigne vous attend.
Explorez les exemples, ouvrez une fiche et essayez de saisir une demande.
Essayer Grimoire DeskDémonstration fictive · Aucun accès aux données d’un établissement client